Je hele visie op één A3

 
••••••••••

 

 

Meer focus, meer commitment en minder papier

Onderwijsinstellingen zijn complex. Er zijn bijzonder veel terreinen waarop een school sturing wil en moet geven. Van examinering tot voorkomen van voortijdige schooluitval. Zorgen dat de goede man of vrouw op de juiste plek zit. Doorstroming van mbo naar hbo, aandacht voor je stakeholders, et cetera. Hoe houd je dan het overzicht en waar kies je met elkaar voor om te doen en te laten?

Alle innovatie begint met een duidelijke visie, gebaseerd op doordachte sturingsbesluiten. Toch is dat niet voldoende. Visie moet ‘behapbaar’ blijven, vindt Ivo Israel, hoofd Dienst P&O bij MBO Utrecht. ‘Net als bij veel andere organisaties plofte bij ons jaarlijks een klein boekwerk van 25 pagina’s op onze bureaus. Inhoudelijk niets op aan te merken, integendeel, maar gevoelsmatig had het een verlammende uitwerking op de collega’s die ermee aan de slag moesten.’

Concrete doelen
Professionals, zeker ook die in het onderwijs, willen graag professionele ruimte hebben. Voor hun eigen werk, maar ook om het werk te organiseren. Vanaf 2009 ging de werkwijze om te komen tot een jaarplan dan ook geleidelijk op de schop. ‘We zijn gestart in een aantal onderwijsteams, waarbij het maken van het jaarplan veel meer een teamproces werd. De keuze viel op de A3 methodiek: het totale jaarplan op één A3. Een goed jaarplan moet immers een levend én handzaam document zijn.’ 


‘Gevoelsmatig heeft een jaarplan van 25 pagina's een verlammende werking’

Het A3 jaarplan is als het ware een foto van het MBO Utrecht een jaar in de toekomst. Naast de missie, de visie en de succesbepalende factoren staan op het formulier concrete doelen als ‘Alle docenten hebben een actueel portfolio’ of ‘Alle vijf de scholen waar MBO Utrecht de meeste studenten van afneemt, beoordelen ons als preferred partner’.

 

 

Extra betrokkenheid
Meer focus, meer commitment en minder papier. Dat is de essentie van de A3 methodiek. ‘Je vertaalt visie in prestatie en actie, in één overzicht. Het jaarplan is nu een product van ons samen. We hebben allemaal meegewerkt aan een gedeelde visie, wat tot extra betrokkenheid leidt. Voor onze medewerkers is het nu veel eenvoudiger om de link te leggen tussen het eigen dagelijkse werk en dat waar je als collectief voor gaat. Het appelleert aan de professionaliteit van iedereen die hier werkt. Doe mee, denk mee, leer mee. Een leeromgeving voor iedereen.’ 


‘Het A3 formulier is een foto van het MBO Utrecht een jaar in de toekomst’

De verzelfstandiging van MBO Utrecht, los van de Amarantis Onderwijsgroep, heeft het in de praktijk brengen van de visie vergemakkelijkt, zegt Israel. ‘Op eigen benen staan is natuurlijk even wennen voor iedereen. Maar ondertussen bevalt het uitstekend. MBO Utrecht telt 450 medewerkers. We hebben korte lijnen, in feite kent iedereen elkaar bijna persoonlijk. Deze kleinschaligheid zorgt absoluut voor meer commitment en voor betere resultaten.’
 

Leiderschap volgens A3 formulier MBO Utrecht (2013)

  • Vergroten resultaatgerichtheid door signaleren en onderzoeken zakelijke kansen.
  • Vergroten resultaatgerichtheid door meer grote opdrachten te verwerven.
  • Vergroten openheid door voortzetten en uitbreiden netwerkactiviteiten.
  • Vergroten openheid door in de relatie met partners de bereidheid te tonen risico’s te nemen.
  • Vergroten afspraakbetrouwbaarheid door problemen die door of in de relatie met klanten gesignaleerd worden direct aan te pakken.